Ressources humaines
Gestin de l’absentéisme et
formation des nouveaux cadres

Impacté comme tous les autres par la crise sanitaire, le Service des Ressources Humaines (SRH) de l’ASPMAD n’en a pas moins poursuivi en 2020 plusieurs objectifs importants. Son responsable, Julien Rosselet, évoque ici la préoccupation pour la santé du personnel et la formation des cadres qui débutent dans une nouvelle fonction.

Dans notre Rapport annuel 2019, vous évoquez les causes et les conséquences de l’absentéisme. Quelle est la stratégie que votre service met en place pour y remédier?

Ce sont les absences de longue durée (plus de 30 jours) qui nous préoccupent: elles représentent environ 70 % de l’ensemble des jours d’absence. En principe, on sait que la répartition entre les absences de courte et longue durée dans le monde du travail est d’environ moitié-moitié. Nous avons donc mis en place des actions qui nous permettent d’identifier ces situations le plus tôt possible et de soutenir les personnes durant l’absence. L’objectif est de faciliter le retour au travail ou, dans les cas les plus graves, la reconversion professionnelle.

Lorsqu’une personne s’absente plus de 30 jours, nous lui envoyons un courrier avec une brochure d’information, peu importe la raison de l’absence. A ce stade, il s’agit de lui faire prendre conscience que sa situation n’est pas anodine et que c’est la personne absente qui a un rôle essentiel à jouer. Ensuite, nous l’appelons pour faire le point sur sa situation et comprendre si l’absence a un lien avec son activité professionnelle. En effet, une difficulté de cet ordre serait difficile à évoquer avec son responsable direct.  En fonction de la complexité de la situation, un accompagnement est mis en œuvre par les collaboratrices du service.

Cette démarche s’est construite en collaboration entre le SRH et la Direction de l’Association. L’objectif est d’accompagner et de soutenir chaque situation complexe, dans le respect des besoins de nos collaborateurs mais aussi des règles de notre organisation. Ce processus d’identification des problèmes et des solutions implique plusieurs acteurs: la personne elle-même, le SRH, son responsable, son médecin traitant,  le CRST (Centre régional de santé au travail) et souvent l’AI. Si les effets de ce programme se déploieront dans la durée, ils se remarquent d’ores et déjà: entre 2019 et 2020, le taux d’absentéisme a baissé de 0,8 %, déduction faite des absences liées au Covid-19.

Ce travail important s’inscrit également dans une stratégie plus large de l’AVASAD visant à proposer aux Associations et Fondations un catalogue de bonnes pratiques et d’indicateurs de suivi communs.

En 2020, vous avez construit un programme spécifique de formation des nouveaux cadres. A quelles attentes répond-il?

L’enquête de satisfaction au travail menée en 2018 a révélé qu’il demeure une marge de progression quant au management de proximité. Une tendance observable d’ailleurs dans tous les milieux professionnels, où les attentes vis-à-vis de l’encadrement sont de plus en plus marquées. En parallèle, plusieurs postes d’encadrement ont été repourvus ou créés durant ces deux dernières années. Nous avons engagé des candidats externes et avons fait évoluer des collaborateurs dans ces postes. Il y a donc un besoin de faciliter ces entrées en fonction et prises de responsabilité de management. 

On a beaucoup compté jusqu’ici sur l’intégration par les pairs; elle reste précieuse, mais a aussi ses limites car dans le feu de l’action, le temps manque souvent pour prendre du recul et proposer un appui efficace. Nous avons ainsi construit un programme de formation déployé sur huit jours et demi, répondant à des questions concrètes, donnant des outils utilisables immédiatement au quotidien et organisé autour des thématiques suivantes:

– Gestion personnelle. Comment organiser son travail alors que les échéances, les exigences, les délais et la priorisation des tâches ont changé en passant d’une fonction à l’autre?

– Processus de recrutement. Comment engager du personnel et analyser la dotation des équipes pour déterminer les besoins?

– Entretiens managériaux. Le personnel de santé a souvent d’excellentes compétences relationnelles, affûtées dans le contact avec les clients et les patients. Comment transférer ces compétences dans un cadre entièrement différent?

– Dysfonctionnements et écarts. Comment y remédier dans le respect des personnes et des règles de travail?

– Absences. Comment les gérer au point de vue administratif et opérationnel?

– Droit du travail. Quelles sont les règles et procédures à suivre par l’employeur autour de l’établissement et de la modification du contrat de travail?

– Planification du personnel. Qui travaille quand? Si l’objectif des planificatrices est d’inscrire les visites aux clients dans des tournées cohérentes, elles ne l’atteindront que dans la mesure où on met à leur disposition le nombre idoine de collaborateurs.

– Indicateurs financiers et indicateurs RH. Ils permettent d’avoir une vision juste de l’efficacité de l’organisation et de réagir en cas de variation anormale.

Elaboré dans une dynamique très positive, ce programme de formation devait commencer déjà au deuxième semestre 2020 et a été stoppé par la deuxième vague du Covid. Nous espérons que 2021 en verra l’implémentation concrète et réussie.

Nous continuons d’offrir à nos cadres la possibilité de suivre un CAS (Certificate of Advanced Studies) en management. Cependant, outre le fait que cette formation continue est plutôt globale et réflexive, elle ne peut prendre place au mieux qu’un ou deux ans après l’entrée en fonction. Ces deux offres sont donc complémentaires pour soutenir les compétences de nos cadres dans la gestion des équipes.